МАРЧЕНКО Ірина Григорівна - начальник загального відділу Ладанської селищної ради.

ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ Ладанської селищної ради

I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Загальний відділ Ладанської селищної ради (далі – відділ) відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» є структурним підрозділом  Ладанської селищної ради (далі – селищна рада) та її виконавчого комітету, який утворюється селищною радою.

1.2. Загальний відділ утворюється для документаційно-технічного забезпечення діяльності керівництва, апарату виконавчого комітету селищної ради, ведення  діловодства, здійснення контролю за строками проходження і виконання службових документів, надання методичної і практичної допомоги з цих питань відділам та іншим структурним підрозділам виконавчого комітету селищної ради.

1.3. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про звернення  громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», розпорядчими документами органів державної влади вищого рівня, рішеннями селищної ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, правилами та рекомендаціями архівних органів та цим Положенням

1.4. Відділ є підзвітним і підконтрольним селищній раді, підпорядковується виконавчому комітету, селищному голові, секретарю ради, заступнику  селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету селищної ради.

1.5. Посадові інструкції працівників відділу затверджуються селищним головою.

1.6.  Положення про відділ затверджується селищною радою.

1.7. Загальний відділ не є юридичною особою, має печатку із своїм найменуванням та штампи.

II. ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ

2.1. Організація діловодства у виконавчому комітеті селищної ради, забезпечення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами відповідно до інструкції з діловодства виконавчого комітету селищної ради.

2.2. Здійснення прийому, реєстрації, попереднього розгляду, подання згідно з розподілом обов’язків на розгляд керівництву виконавчого комітету селищної ради вхідної кореспонденції та її доведення до виконавців.

2.3. Здійснення контролю за правильністю складання і оформлення документів, строками їх проходження і виконання та відповідністю вимогам резолюцій керівництва виконавчого комітету селищної ради.

2.4. Здійснення прийому, реєстрації та передачі за призначенням вихідної кореспонденції.

2.5. Розмноження, розсилка вхідної і вихідної кореспонденції, розпоряджень селищного голови інших документів виконавчого комітету.

2.6. Забезпечення редагування організаційно-розпорядчих документів (розпоряджень) селищного голови, відповідно до Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті селищної ради, норм офіційно-ділового стилю літературної української мови та інших нормативно-правових актів з питань діловодства.

2.7. Реєстрація розпоряджень селищного голови та інших документів виконавчого комітету селищної ради.

2.8. Протоколювання нарад, які  проводить селищний голова.

2.9. Узагальнення зведеної номенклатури справ виконавчого комітету селищної ради. Забезпечення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання у відділах виконкому справ. 

2.10. Забезпечення  проведення експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі та підготовка справ для передачі на архівне зберігання.

2.11. Складання номенклатури справ загального відділу.

2.12. Розроблення інструкції з діловодства у виконавчому комітеті селищної ради.

2.13. Здійснення контролю за дотриманням строків виконання актів органів влади вищого рівня та запитів і звернень народних депутатів України та депутатів місцевих рад відділами та структурними підрозділами виконавчого комітету селищної ради.

2.14. Забезпечення культури документування управлінської діяльності, впровадження у роботу з документами сучасних технічних засобів інформатизації, наукової організації праці, комп’ютеризації діловодних процесів, сприяння набуттю знань і навиків з питань роботи з документами посадовими особами ради.

2.15. Організація роботи з підвищення кваліфікації працівників відділів та  структурних підрозділів виконавчого комітету селищної ради з питань діловодства.

2.16. Забезпечення ведення обліку, зберігання, контролю та використання документів з грифом «Для службового користування».

2.17. Здійснення ведення діловодства за зверненнями громадян та контролю за дотриманням актів законодавства з питань роботи зі зверненнями громадян в структурних підрозділах виконавчого комітету селищної ради.

2.18. Забезпечення належного розгляду звернень громадян та організації  особистого прийому  громадян селищним головою, секретарем селищної ради, заступником селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради  та керуючим справами виконавчого комітету  селищної ради. 

2.19. Здійснення ведення діловодства за запитами на інформацію, надісланими поштою та засобами факсимільного зв’язку, а також за документами, складеними на виконання запитів на інформацію.

2.20. Забезпечення  доступу до публічної інформації та реалізації політики відкритих даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, розпорядником яких є селищна рада.

2.21. Здійснення контролю за правильністю користування документами у виконавчому комітеті селищної ради.

2.22. Забезпечення ведення офіційного веб-сайту селищної ради, його наповнення та вдосконалення.

2.23. Оприлюднення на офіційному веб-сайті селищної ради рішень виконавчого комітету, сесій  селищної ради, розпоряджень селищного голови.

2.24. Загальний відділ при вирішенні питань, які належать до його відання, взаємодіє з відділами виконавчого комітету селищної ради, підрозділів підприємствами, установами, організаціями і громадянами.

III. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ВІДДІЛУ

3.1. Структура, чисельність працівників та положення про загальний відділ затверджуються рішенням селищної ради і мають забезпечувати якісне виконання покладених на відділ завдань і функцій.

3.2. Діяльність відділу здійснюється на основі перспективного та поточних планів роботи. Спеціалісти відділу працюють на основі плану роботи відділу та індивідуальних планів роботи.

3.2. Начальник відділу здійснює керівництво діяльністю відділу, розподіляє обов’язки між працівниками, очолює та контролює їх роботу.

3.3. На період відпустки або на час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує головний спеціаліст відділу або інша посадова особа згідно з розподілом посадових обов’язків.

3.4. Виконавчий комітет Ладанської селищної ради зобов’язаний створити умови для належної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечити їх приміщенням, сучасними засобами оргтехніки, законодавчими та іншими нормативними актами, довідковими матеріалами та літературою.

3.5. Організація діловодства у селищній раді, забезпечення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами відповідно до інструкції з діловодства.

3.6. Забезпечення редагування організаційно-розпорядчих документів (розпоряджень) селищного голови, відповідно до Інструкції з діловодства, норм офіційно-ділового стилю літературної української мови та інших нормативно-правових актів з питань діловодства.

3.7. Здійснення прийому, реєстрації, попереднього розгляду, подання на розгляд керівництву селищної ради вхідної кореспонденції та її доведення до виконавців.

3.8. Здійснення контролю за правильністю складання і оформлення документів, строками їх проходження, виконання, відповідністю вимогам резолюцій керівництва селищної ради працівниками структурних підрозділів,  реєстрація та направлення за призначенням вихідної кореспонденції.

3.9. Реєстрація розпоряджень селищного голови та інших документів селищної ради.

3.10. Формування узагальненої  номенклатури справ селищної ради та подання її на погодження до експертної комісії та забезпечення контролю за правильністю оформлення та зберігання справ  структурних підрозділах.

3.11. Забезпечення  доступу до публічної інформації та реалізації політики відкритих даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, розпорядником яких є селищна рада.

3.12. Забезпечення ведення офіційного веб-сайту селищної ради, його наповнення та вдосконалення.

3.13. Оприлюднення на офіційному веб-сайті селищної ради рішень сесій  селищної ради, виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови тощо.

IV. ПРАВОВИЙ СТАТУС НАЧАЛЬНИКА ВІДДІЛУ,

ЙОГО ПРАВА ТА ОБОВ’ЯЗКИ

4.1. Відділ очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Ладанський селищний голова відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

4.2. Особа, яка призначається на посаду начальника відділу, повинна володіти державною мовою, мати вищу фахову освіту, стаж роботи має бути не менше 5 років та відповідний досвід роботи з питань документообігу в органах місцевого самоврядування або на державній службі.

4.3. Основною метою діяльності начальника відділу є здійснення управління роботою працівників відділу, контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах селищної ради, виконання обов’язків, визначених Положенням про відділ.

4.4. Начальник відділу діє на підставі положення про відділ, затвердженого рішенням селищної ради.

4.5. Начальник відділу в межах своїх повноважень здійснює функції по виконанню завдань, покладених на відділ та визначених положенням, а саме:

4.5.1. Здійснює керівництво діяльністю та організацією роботи відділу  відповідно до цього положення.

4.5.2. Визначає пріоритети роботи відділу та шляхи виконання покладених на нього завдань, затверджених планів роботи селищної ради.

4.5.3. Організовує та забезпечую контроль, у межах компетенції, за дотриманням відділом Конституції України, законів України, актів і розпоряджень Президента України, актів Кабінету Міністрів України тощо, планів діяльності селищної ради, рішень ради та виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови, строків розгляду запитів та звернень депутатів всіх рівнів, звернень громадян, запитів на публічну інформацію, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції.

4.5.4. Надає обов’язкові до виконання доручення працівникам відділу з питань, що належать до сфери діяльності відділу, контролює їх виконання.

4.5.5. Здійснює розробку та внесення змін, в разі потреби, до посадових інструкцій працівників відділу, подає їх на погодження та затвердження.

4.5.7. Організовує планування роботи відділу.

4.5.8. Готує пропозиції до прийняття рішень з питань діловодства, документообігу тощо; забезпечує розгляд вхідної кореспонденції.

4.5.9. Бере участь у нарадах, семінарах, сесіях ради та засіданнях виконавчого комітету, складає протоколи за підсумками  проведених засідань.

4.5.10. Розробляє та вносить, в установленому порядку, проєкти нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів з питань, що належить до сфери діяльності відділу.

4.5.11. Здійснює спільно з працівниками відділу розгляд та погодження  проєктів нормативно-правових актів та організаційно-розпорядчих документів селищної ради.

4.5.12. Забезпечує підготовку та надання керівництву селищної ради інформаційних та аналітичних матеріалів відповідно до компетенції відділу.

4.5.13. Взаємодіє з органами виконавчої влади, об’єднаннями громадян, організаціями роботодавців, з підприємствами, установами та організаціями згідно до повноважень відділу.

4.5.14. Ініціює та проводить наради з питань, що належать до компетенції відділу.

4.5.15. Взаємодіє із структурними підрозділами селищної ради для прийняття узгоджених рішень.

4.5.16. Забезпечує дотримання працівниками відділу:

- виконавської дисципліни, порядку ведення діловодства;

- правил внутрішнього трудового розпорядку;

- вимог нормативно-правових актів з охорони праці та правил пожежної безпеки у службових кабінетах відділу.

4.5.17. Подає пропозиції селищному голові про заохочення та накладення дисциплінарних стягнень на працівників відділу.

4.5.18. Подає на затвердження Ладанському селищному голові пропозиції до проектів кошторисів доходів і витрат, вносить пропозиції щодо граничної чисельності і фонду оплати працівників відділу.

4.5.19. Подає пропозиції та організовує професійне навчання працівників відділу та структурних підрозділів селищної ради.

4.5.20. Вживає, у межах компетенції, заходи щодо запобігання та протидії корупції. У разі одержання чи виявлення інформації про вчинення підлеглими корупційного правопорушення, вживає заходи щодо припинення такого правопорушення.

4.6. Обов’язки начальника під час його відсутності у зв’язку з відпусткою, хворобою, іншими причинами виконує головний спеціаліст відділу або посадова особа  визначена розпорядженням селищного голови.

4.7. Начальник відділу має право:

- на повагу до своєї особистості, честі і гідності, справедливе і шанобливе ставлення з боку керівників, колег та інших осіб;

-  на чітке визначення посадових обов’язків;

- на належні умови роботи та їх матеріально-технічне забезпечення;

- оскарження, в установленому порядку, рішення про накладення дисциплінарного стягнення, звільнення з посади, а також висновку, що містить негативну оцінку за результатами оцінювання його службової діяльності;

- контролювати і вимагати дотримання структурними підрозділами селищної ради встановлених правил роботи з документами;

- вимагати від керівників структурних підрозділів селищної ради своєчасного подання інформації по виконанню розпорядчих документів, проєктів нормативно-правових актів та організаційно-розпорядчих документів;

- вносити на розгляд пропозиції щодо вдосконалення роботи з документами;

- використовувати для виконання покладених на відділ завдань інформаційні бази, засоби зв’язку, інші технічні та інформаційні засоби;

- представляти селищну раду в установленому порядку з питань, що відносяться до компетенції відділу, в органах виконавчої влади, органах місцевого самоврядування, інших підприємствах, установах та організаціях незалежно від форми власності;

- отримувати від державних органів влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, органів місцевого самоврядування необхідну інформацію з питань, що належать до його повноважень, у випадках передбачених законом;

- мати інші права, необхідні для здійснення покладених на відділ завдань та функцій, якщо такі права надані в установленому порядку.

4.8. Відповідно до законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про запобігання корупції», інших законодавчих актів начальник відділу несе персональну відповідальність за:

- невиконання (неналежне виконання) покладених на відділ завдань і здійснення ним своїх функцій;

- наслідки своїх доручень, рішень, самостійно прийнятих під час виконання службових обов'язків, а також за бездіяльність;

- неналежну організацію роботи та результати діяльності відділу;

- забезпечення трудової та виконавської дисципліни у відділі;

- втрату і неправильне використання печаток і штампів, що використовуються в роботі відділу;

- втрату документів з грифом ДСК або розголошення відомостей, що містяться в них;

- недотримання вимог нормативних документів з питань охорони праці та пожежної безпеки у відділі;

- порушення Присяги посадової особи місцевого самоврядування;

- вияв неповаги до держави, державних символів України, Українського народу;

- перевищення службових повноважень, порушення обмежень і заборон, установлених законодавством з питань проходження служби в органах місцевого самоврядування або вчинення інших дій, що шкодять авторитету служби.

- порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, норм професійної етики та інші порушення службової дисципліни;

- порушення нормативних актів з охорони праці та діючих інструкцій;

- неякісне та несвоєчасне виконання завдань і повноважень, покладених на відділ даним Положенням, окремих доручень керівництва селищної ради, а також надання недостовірної інформації.

V. ПРАВА ТАОБОВ’ЯЗКИ ПРАЦІВНИКІВ ВІДДІЛУ

5.1. Посадові особи відділу призначаються на посади та звільняються з них розпорядженням селищного голови у порядку визначеному нормативними актами.

5.2. Службові обов’язки посадових осіб відділу визначаються їх посадовими інструкціями, що розробляються начальником відділу, погоджуються із керуючим справами виконавчого комітету селищної ради, який відповідно до розподілу функціональних обов’язків, координує роботу відділу та затверджуються селищним головою.

5.3. Для виконання визначених завдань та функцій працівники відділу мають право:

- в межах своєї компетенції, представляти селищну раду в органах державної виконавчої влади, в органах місцевого самоврядування, установах і організаціях;

- взаємодіяти з органами державної виконавчої влади та органами місцевого самоврядування у межах своїх повноважень при розгляді питань, що стосуються компетенції відділу;

- отримувати від виконавчих органів місцевого самоврядування, органів державної влади, підприємств, установ і організацій матеріали з питань, що належать до компетенції відділу;

- брати участь у нарадах, які проводяться в селищній раді з питань ведення ділової документації, документообігу, архівної справи та практики застосування норм чинного законодавства;

- вносити начальнику відділу пропозиції з питань удосконалення роботи відділу, підвищення ефективності служби в органах місцевого самоврядування;

- залучати за дорученням селищного голови, заступника селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря ради, керуючого справами виконавчого комітету, начальника відділу та за згодою керівників виконавчих органів селищної ради необхідних спеціалістів для підготовки проектів актів нормативного та розпорядчого характеру, інших документів, для розроблення планів і здійснення заходів, які проводяться відділом відповідно до покладених на нього завдань;

- користуватися правами і свободами, які гарантуються громадянам України Конституцією та законами України;

- на повагу особистої гідності, справедливого і шанобливого ставлення до себе з боку керівників, співробітників і громадян;

- на своєчасну оплату праці залежно від займаної посади, якості, досвіду та стажу роботи;

- на здорові, безпечні та належні для високопродуктивної роботи умови праці;

- на соціальний і правовий захист;

- брати участь у розгляді питань і прийнятті рішень у межах своїх повноважень;

- користуватися іншими правами відповідно до чинного законодавства України.

5.4. Працівники відділу зобов’язані:

- дотримуватися Конституції України, законів та інших актів законодавства України;

- працювати чесно і сумлінно, своєчасно і точно виконувати розпорядження, накази, доручення керівництва, використовувати весь робочий час для продуктивної праці, додержуватися трудової дисципліни, вимог нормативних актів про охорону праці, дбайливо ставитися до майна ради громади та її виконавчих органів;

- вживати заходів для негайного усунення причин та умов, що перешкоджають або ускладнюють нормальне виконання функціональних обов’язків;

- підвищувати продуктивність праці, знати Конституцію України, законодавство з питань місцевого самоврядування, розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян;

- утримувати своє робоче місце в чистоті, дотримуватися установленого порядку зберігання матеріальних цінностей, документів, оргтехніки, здійснювати економію енергетичних ресурсів, додержуватися чистоти в адміністративній будівлі;

- поводити себе гідно, додержуватися моральних і етичних правил у взаємовідносинах із співробітниками та відвідувачами;

- дотримуватися прав і свобод людини і громадянина.

- постійно вдосконалювати організацію своєї роботи, підвищувати професійну кваліфікацію;

- проявляти ініціативність у роботі;

- дотримуватись обмежень, передбачених законодавством, щодо служби в органах місцевого самоврядування;

- підтримувати авторитет селищної ради, її виконавчих органів та громади.

- зберігати державну таємницю, інформацію про громадян, що стали їм відомі у зв’язку з виконанням службових обов’язків, а також іншу інформацію, яка, згідно із законодавством, не підлягає розголошенню;

- не допускати дій та бездіяльності, які можуть зашкодити інтересам місцевого самоврядування та держави.

- проходити атестацію як посадові особи місцевого самоврядування відповідно до вимог чинного законодавства.

5.5. Працівники виконують й інші обов’язки відповідно до чинного законодавства України.

5.6. Посадовим особам органу місцевого самоврядування забороняється:

- брати участь у діях, що суперечать національним інтересам України;

- вчиняти дії, що можуть бути розцінені як використання свого службового становища в корисних цілях, а також дії, які, відповідно до чинного законодавства, вважаються корупційними;

- виявляти всупереч інтересам справи, упередженість або прихильність до будь якого підприємства, установи, організації, об’єднання громадян або конкретної особи.

- приймати дарунки чи послуги від фізичних або юридичних осіб у зв’язку зі своєю службовою діяльністю;

- брати участь у страйках.

VI. ФІНАНСОВЕ ТА МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ВІДДІЛУ

6.1. Відділ фінансується за рахунок коштів бюджету громади, виділених на його утримання.

6.2. Відділ володіє і користується майном, що знаходиться в його оперативному управлінні. Розпорядження майном здійснюється відповідно до положень чинного законодавства України.

6.3. Оплата праці працівників відділу здійснюється відповідно до чинного законодавства.

VII. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ПОСАДОВИХ ОСІБ ВІДДІЛУ

7.1. Працівник відділу, який не вжив передбачених цим Положенням заходів до усунення порушень законодавства, що призвели до негативних економічних наслідків, ущемлення прав і законних інтересів працівників, несе відповідальність в установленому законодавством порядку.

7.2. За порушення трудової та виконавчої дисципліни працівники відділу притягуються до відповідальності згідно з чинним законодавством України.

VIII. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ

8.1.  Відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими органами місцевого самоврядування, органами державної виконавчої влади, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними селищною радою, підприємствами, установами, організаціями, незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян на підставах, у межах та у спосіб, передбаченими чинним законодавством України.

8.2. Працівники відділу забезпечують якісний документообіг та діяльність структурних підрозділів апарату селищної ради, виконавчих органів селищної ради та взаємодіють у своїй роботі з працівниками цих органів.

8.3. Порядок взаємодії працівників відділу визначається посадовими інструкціями цих працівників.

IX. ЗАКЛЮЧНІ ТА ПРИКІНЦЕВІ ПОЛОЖЕННЯ

9.1. Покладання на відділ обов’язків, не передбачених цим Положенням, а також тих, що не відносяться до фахової діяльності відділу, не допускається.

9.2. Положення про загальний відділ селищної ради затверджується рішенням Ладанської селищної ради.

9.3. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому чинним законодавством України.

9.4. Реорганізація чи ліквідація відділу здійснюється на підставі рішення Ладанської селищної ради.